Приказ о составление номенклатуры дел

Оглавление:

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе. Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п. Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры.

Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа).

Приказ может быть составлен в виде:

  • «утвердить и ввести в действие прилагаемую номенклатуру дел» – номенклатура дел должна быть помещена как приложение в дело с приказами по основной деятельности,
  • «ввести в действие номенклатуру дел» – непосредственно сама номенклатура дел утверждается руководителем, в этом случае к приказу по основной деятельности она не прикладывается.
  • Ниже вы найдете образец приказа об утверждении номенклатуры дел.

    ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПАДАЮЩАЯ КОМЕТА»

    (ОАО «Падающая комета»)

    ПРИКАЗ

    « 25 » июня 2014 г. № 38

    Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год

    В связи с приказом общества от 30.04.2014 № 26 «Об утверждении структуры и штатного расписания» и изменением функций его отделов п р и к а з ы в а ю:

    1. Утвердить и ввести в действие с 01.07.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

    2. Общему отделу (Тарарайко О.А.) направить в отделы выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

    3. Начальникам отделов оформить обложки дел и обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

    4. Признать утратившим силу приказ общества от 25.12.2013 № 163 «Об утверждении номенклатуры дел на 2014 год».

    5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.К. Таблеткина.

    Директор Д.В. Барабайкин

    или другой вариант

    В соответствии с п. 12.1 Инструкции по делопроизводству, утвержденной директором общества 12.10.2011, для совершенствования организации работы с документами п р и к а з ы в а ю:

    1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2014 прилагаемую номенклатуру дел общества на 2014 год.

    2. Начальникам отделов обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

    3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора И.И. Непотребко.

    Директор У.А. Барабайкин

    Вы также можете скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.

    Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

    Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

    Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

    Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

    Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

    В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

    Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.
  • При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

    Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

    Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

    Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

    Кто пишет приказ

    Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

    При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

    Период действия приказа

    Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

    Как составить приказ: основные правила

    Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

    • номер и дату создания приказа;
    • наименование организации;
    • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
    • список лиц, ответственных за исполнение приказа.
    • Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

      Как оформить приказ: основные правила

      Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

      При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

      Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

      Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

      Образец приказа

      В начале документа указывают:

    • наименование организации, по которой создается приказ;
    • номер приказа по внутреннему документообороту;
    • дата составления;
    • населенный пункт, в котором действует предприятие.
    • После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

      В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

      Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец (2018)

      Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец его может понадобиться, когда необходимо официально закрепить структуру документооборота фирмы. Рассмотрим, для чего нужен такой приказ и как он оформляется, в нашей статье.

      Для чего нужен приказ о номенклатуре дел

      В соответствии с п. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков. Главными источниками, в которых закреплены данные сроки, являются:

    • перечень типовых документов, введенный в оборот приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
    • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.
    • Для выполнения данного требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, предполагающий:

    • классификацию документов по срокам хранения;
    • эффективную индексацию документов — для мониторинга соблюдения соответствующих сроков.
    • Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел. Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников. Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки.

      Механизм ведения номенклатуры дел на предприятии следует утверждать отдельным приказом руководителя. Посредством него юридически закрепляется:

    • собственно номенклатура дел фирмы (перечень категорий документов, используемых на предприятии);
    • обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.
    • Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована. Другое дело — бюджетные организации.

      Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ, школе и иных бюджетных организациях

      Существует ряд НПА, довольно подробно регламентирующих ведение номенклатуры дел в бюджетных структурах, а именно:

    • правила, утвержденные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива);
    • письмо Минобразования РФ от 29.09.2000 № 711/28-16 (его действие распространяется на ДОУ);
    • письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 (устанавливает правила для школ).
    • Правила Росархива распространяются на государственные организации, а также негосударственные, но работающие с государственными документами. Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы.

      Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмах

      В соответствии с п. 3.4.6 правил Росархива номенклатура дел организации утверждается посредством:

    • оформления на общем бланке;
    • визирования сотрудником, ответственным за ведение архива;
    • одобрения экспертной комиссии;
    • согласования с экспертно-проверочной комиссией;
    • утверждения руководителем фирмы.
    • Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах. В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в правилах Росархива (приложения 7 и 8).

      Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне.

      Где скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел

      Ознакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы.

      Приказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов. Соответствующий локальный акт подписывается руководством компании по завершении предшествующей процедуры по согласованию номенклатуры дел.

      Ознакомиться с иными фактами, касающимися использования номенклатуры дел на предприятии, вы можете в статьях:

      ПРИКАЗ Генпрокуратуры РФ от 28.12.98 N 93 «О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

      9. Составление номенклатуры дел, формирование дел и надзорных производств

      9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

      В вышестоящей прокуратуре номенклатура дел структурного подразделения на предстоящий период (приложение 28) составляется в последнем квартале текущего года оперативным работником с участием делопроизводителя под руководством начальника подразделения.

      В вышестоящей прокуратуре наименования подразделений являются заголовками разделов сводной номенклатуры дел (приложение 29).

      Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

      Сводная номенклатура дел составляется на бланке прокуратуры начальником отдела общего и особого делопроизводства (в Генеральной прокуратуре РФ — начальником центрального архива управления делопроизводства), после согласования с соответствующим органом Росархива утверждается руководителем прокуратуры.

      Номенклатура дел подразделений и сводная по прокуратуре составляются в трех экземплярах.

      В районной прокуратуре номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается заведующим канцелярией и утверждается районным прокурором.

      Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел.

      9.1.2. Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пересоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций управлений, отделов или структуры прокуратуры.

      Если таких изменений не произошло, номенклатура дел (не позднее декабря текущего года) перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

      9.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела и документы прокуратуры, а также справочные картотеки.

      Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

      Дела по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие дела), включаются в номенклатуру каждого года.

      9.1.4. Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс. Индексы дел состоят из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения, районной прокуратуры.

      В номенклатуре дел сохраняются одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (например, дела с копиями приказов, протоколами оперативных совещаний при начальнике структурного подразделения и др.).

      9.1.5. Заголовки дел составляются кратко на основе содержания документов.

      Заводить дела с неконкретными заголовками типа: «Разная переписка», «По общим вопросам» и т.п. — запрещается.

      Если в течение года в структурных подразделениях, районной прокуратуре возникают новые дела, не предусмотренные номенклатурой, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Ведение дел вне номенклатуры запрещается.

      9.1.6. По окончании года делопроизводственный работник структурного подразделения, районной прокуратуры в конце номенклатуры дел производит итоговую запись о количестве заведенных дел и эти данные сообщаются в архив прокуратуры.

      9.2.1.1. Формирование дел и надзорных производств возлагается на канцелярию.

      В структурных подразделениях группируются в дела и надзорные производства документы, относящиеся к их компетенции, а в районной прокуратуре — в целом по прокуратуре.

      9.2.1.2. Формирование и хранение дел и надзорных производств у исполнителей запрещается.

      9.2.1.3. В дела и надзорные производства подшиваются только исполненные, правильно оформленные документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, в хронологической последовательности. В каждое дело или надзорное производство подшивается не более 250 листов. Если документов больше, заводится второй том.

      Приложения большого объема группируются в отдельные тома.

      9.2.1.4. Документы подшиваются не позднее чем на третий день после их исполнения.

      9.2.1.5. Надписи на обложках дел и надзорных производств делаются тушью или светостойкими чернилами.

      Подлежат нумерации листы:

      надзорных производств, передающихся на государственное хранение;

      надзорных производств по уголовным делам, расследуемым данной прокуратурой, или по делам, за расследование которых она осуществляет непосредственный надзор; в Генеральной прокуратуре Российской Федерации, например, подлежат нумерации листы в надзорных производствах, формируемых в управлениях по расследованию особо важных дел, по надзору за исполнением законов о федеральной безопасности и в отделе по надзору за расследованием особо важных дел.

      Руководители прокуратур и структурных подразделений Генеральной прокуратуры РФ имеют право расширить перечень надзорных производств, листы которых необходимо нумеровать.

      Нумеруются листы графитным карандашом, причем каждый том отдельно. Запрещается нумеровать листы чернилами и цветными карандашами.

      Во все дела и перечисленные надзорные производства включается внутренняя опись документов (приложение 35) и в конце составляется и подшивается заверительная надпись (приложение 36).

      9.2.1.6. Дополнительные реквизиты при формировании секретных дел и надзорных производств регламентированы соответствующим Приложением о работе с секретными материалами, документами, делами.

      9.2.2.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дела группируются документы одного года. Исключение составляют переходящие дела.

      9.2.2.2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. В одном деле допускается группировать документы с разными сроками хранения, когда они относятся к решению одного вопроса; по окончании делопроизводственного года из документов формируются два дела: одно — из документов постоянного, другое — из документов временного хранения.

      9.2.2.3. Приказы по общим вопросам группируются отдельно от приказов по личному составу.

      9.2.2.4. Документы коллегии группируются в два дела: протоколы, решения (первые экземпляры); материалы к заседанию коллегии (повестки дня, доклады, справки, заключения, проекты решения коллегии и др.). Протоколы располагаются в деле по номерам.

      9.2.2.5. Планы, отчеты, материалы к ним группируются в дела того года, к которому они по своему содержанию относятся (например, отчеты за 1993 г. должны быть отнесены к делам 1993 г., хотя они составлены в 1994 г.).

      9.2.2.6. На обложках дел (приложение 30) обязательно указываются крайние даты.

      Дела постоянного хранения заключаются в твердую обложку, прошиваются прочными нитками в четыре прокола.

      Дела временного хранения подшиваются в мягкую обложку.

      9.2.2.7. По окончании года на обложке каждого тома дела постоянного хранения указываются:

      в заголовках номера приказов, указаний, протоколов; например: с N 1 по N 100 или с N 101 по N 205;

      дата (число, месяц, год) начала и окончания дела;

      оговорка по форме: «Имеются такие-то документы за такие-то годы» (если в деле отложились документы за более ранние годы).

      9.2.2.8. По окончании года проводится отбор документов постоянного и временного хранения, подлежащих включению в опись (приложения 31, 32).

      Опись дел постоянного хранения в вышестоящей прокуратуре составляется по структурным подразделениям в отдельности, в остальных прокуратурах — в целом по прокуратуре.

      9.2.2.9. Опись ведется с единой порядковой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с Госархивом, в который прокуратурой передаются документы на хранение.

      Каждому тому дела или надзорного производства присваивается свой номер согласно описи.

      9.2.2.10. В годовом разделе описи дела, включающие организационно-распорядительные документы, располагаются в начале описи.

      В годовой раздел описи вносятся и дела постоянного хранения, делопроизводство которых не было завершено в течение года. В этом случае в конце годовых разделов описи каждого следующего года, в течение которого продолжалось делопроизводство, указывается: «Документы по данному году см. также в разделе за ______ год N ______».

      9.2.2.11. Годовые разделы описей (приложение 31) дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, подписываются председателем ЦЭК или ЭК (после одобрения описи комиссией). Два экземпляра годового раздела описи направляются на утверждение в соответствующий госархив, после чего утверждаются руководителем прокуратуры. Первый экземпляр описи после утверждения остается в госархиве, второй возвращается в прокуратуру.

      В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи прокуратура обязана в установленные сроки сдать в госархив на хранение все дела, внесенные в опись.

      9.2.2.12. Описи документов временного хранения (приложение 32) составляются в 2 экземплярах отдельно от описей документов постоянного хранения.

      9.2.2.13. Каждое дело (том) по описи дел постоянного хранения имеет свой порядковый номер, систематизация дел устанавливается архивом прокуратуры. Порядковые номера описям структурных подразделений на дела постоянного срока хранения присваиваются архивом прокуратуры.

      9.2.2.14. При передаче документов на хранение в Госархив описи должны иметь оглавление и заверительный лист.

      9.2.3.1. Обращения, жалобы, принятые к производству, и другие связанные с ними документы группируются в надзорных производствах. В каждой прокуратуре заводится одно надзорное производство по одному и тому же делу или по одному и тому же вопросу. Документы в нем группируются в течение нескольких лет, пока ведется переписка по этому делу (вопросу).

      9.2.3.2. Обращения, жалобы и иные документы подшиваются в мягкую обложку и располагаются в надзорном производстве в хронологическом порядке.

      Личные документы заявителя возвращаются владельцу с ответом о результатах разрешения его жалобы. В случае, если по письменному решению должностного лица, подписывающего ответ, личные документы не возвращаются, они вкладываются в отдельный конверт, который подшивается в надзорное производство, а заявитель извещается об этом решении.

      9.2.3.3. В надзорное производство, заведенное по расследуемому делу органами прокуратуры или МВД, подшиваются: копии постановлений о возбуждении уголовного дела, принятии дела к своему производству, создании следственно-оперативной группы, поручения следователя о проведении оперативно-розыскной деятельности; письменное сообщение о задержании лица, подозреваемого в совершении преступления; копии протокола о задержании подозреваемого, постановлений об объявлении розыска, об отстранении виновного от должности; письменные указания по делу; копии постановлений прокуроров об отмене процессуальных решений по делам и копии иных документов от имени прокуроров в пределах полномочий по осуществлению надзора за исполнением законов органами дознания и предварительного следствия; копии постановлений о привлечении в качестве обвиняемого, применении меры пресечения, продлении срока следствия и содержания обвиняемого под стражей, приостановлении или прекращении дела, производстве обыска, выемке почтово-телеграфной корреспонденции, назначении экспертизы, помещении обвиняемого в лечебно-психиатрическое учреждение, решения суда по жалобе о законности и обоснованности ареста; план расследования по делу; копии обвинительного заключения, представления по делу об устранении причин и условий, способствовавших совершению преступления; справка следователя о реагировании на его представления; сопроводительное письмо о направлении дела в суд или другой орган; выписка из дела; заметки, тезисы или план речи в суде государственного обвинителя; копия приговора; копии кассационного протеста с отметкой о результатах рассмотрения дела, представления вышестоящему прокурору об опротестовании приговора в порядке надзора, а также другие документы, относящиеся к надзору за расследованием и законностью судебных постановлений по уголовным делам.

      9.2.3.4. Запрещается подшивать в надзорные производства подлинники протоколов допроса обвиняемых, свидетелей, экспертов, поступившие в ходе следствия жалобы и принятые по ним решения, а также другие процессуальные документы, которые должны находиться только в следственном деле.

      9.2.3.5. Законченные надзорные производства (примерно по 25 — 50 штук) хранятся в папках или коробках, на корешках которых указываются номера находящихся в них надзорных производств.

      9.2.3.6. Карточки по законченным перепискам хранятся в надзорных производствах.

      9.2.3.7. Сроки хранения надзорных производств проставляются оперативными работниками на обложках в соответствии с Перечнем документов органов прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения (М., 1997) при списании первых документов «В н/п».

      9.2.3.8. Надзорные производства с временными сроками хранения могут включаться в одну опись с делами временного хранения при сдаче их на хранение в архив прокуратуры, при этом они размещаются в описи после дел.

      9.3.1. Дела и надзорные производства постоянного и временного сроков хранения передаются в архив прокуратуры по графику, утвержденному начальником управления делопроизводства (отдела общего и особого делопроизводства), согласованному с руководителем структурного подразделения, районным прокурором. Архив принимает дела и надзорные производства только по описям, составленным в канцелярии структурного подразделения, в котором они формировались.

      9.3.2. Если отдельные дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив прокуратуры оформляет их выдачу во временное пользование.

      Лицо, ответственное за архив, расписывается в приеме дел, надзорных производств на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел и надзорных производств. Второй экземпляр описи возвращается структурному подразделению, первый остается в архиве.

      9.3.3. Перед сдачей материалов в архив оперативные работники соответствующих отделов и управлений, районной прокуратуры проверяют и уточняют сроки их хранения.

      9.3.4. Материалы в архиве хранятся по годам в порядке номеров по описи. Материалы с постоянными сроками хранения размещаются отдельно от материалов с временными сроками хранения.

      9.3.5. Работник архива обязан обеспечить надлежащее хранение поступивших материалов.

      9.3.6. Для получения материалов во временное пользование работник структурного подразделения должен оформить требование (приложение 34) с указанием номера описи и порядкового номера материала.

      9.3.7. Истребование документов из архива производится только оперативным работником подразделения, имеющего к ним непосредственное отношение.

      В случае истребования документов из архива оперативным работником другого подразделения необходимо согласие руководителя подразделения, имеющего непосредственное отношение к документам.

      9.3.8. Выдача материалов во временное пользование производится под расписку, с последующим контролем за их возвратом.

      9.3.9. Работник архива должен своевременно составлять акты на уничтожение находящихся в архиве материалов с истекшими сроками хранения (приложение 33).

      9.3.10. Запрос об истребовании надзорных производств или дел из органов Росархива направляется за подписью оперативного работника.

      9.3.11. Под архивы необходимо выделять помещения, отвечающие правилам хранения и использования документов, обеспечивать их соответствующим оборудованием и противопожарными средствами.

      Законодательная база Российской Федерации

      Бесплатная консультация
      Федеральное законодательство

    • Главная
    • ПРИКАЗ ВАС РФ от 26.03.96 N 7 (ред. от 30.07.96) «О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АРБИТРАЖНЫХ СУДАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
    • В данном виде документ опубликован не был
    • 16. Составление номенклатуры дел

      16.1. Номенклатура дел представляет собой ежегодный систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в арбитражных судах Российской Федерации, с указанием сроков их хранения.

      Номенклатура дел составляется в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М., 1988) и «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения» (М., 1989).

      Указанные документы имеются в региональных управлениях Государственной архивной службы России, с которыми служба архива арбитражного суда согласует номенклатуру дел.

      16.2. Номенклатура дел арбитражного суда на предстоящий календарный год (Приложение 37) составляется службой делопроизводства суда при методической помощи работника архива суда в последнем квартале предшествующего года на основании номенклатуры дел структурных подразделений, представленных их руководителями.

      Сводная номенклатура дел арбитражного суда согласуется с экспертной комиссией (ЭК) арбитражного суда и экспертной проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего органа Государственной архивной службы России.

      16.3. Согласованная с архивным органом номенклатура дел утверждается председателем арбитражного суда не позднее декабря предшествующего года, вводится в действие с 1 января следующего календарного года, является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры канцелярии.

      16.4. После утверждения номенклатуры дел арбитражного суда структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

      16.5. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения.

      16.6. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться структурой и штатным расписанием арбитражного суда, положениями о структурных подразделениях, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел арбитражного суда за прошлые годы.

      16.7. Названиями разделов номенклатуры дел арбитражного суда являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

      16.8. Графы номенклатуры дел арбитражного суда и структурных подразделений заполняются следующим образом.

      В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются буквами и арабскими цифрами. Например: К1-05 (К1 — индекс коллегии по рассмотрению споров, возникающих из гражданских и иных правоотношений; 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре).

      В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

      В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).

      Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов дела и их взаимосвязью.

      Вначале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию.

      Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

      Не допускается употребление в заголовках дела неконкретных формулировок («Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

      Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

      В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.

      При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым перечнем документов, срок их хранения устанавливается ЭК суда и ЭПК соответствующего органа Государственной архивной службы России.

      В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию.

      16.9. При наличии вычислительной техники утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в компьютере для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях — переработки.

      Как заполнить форму номенклатуры дел организации

      Зачем она нужна?

      Согласно п.3.4 «Основных Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения.

      Применяя ее, можно решить несколько важных задач, касаемо текущих бумаг:

    • их классификацию и учет;
    • облегчение поиска;
    • помощь при передаче дел и составлении описей;
    • системную подготовку к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.
    • Для кого обязательна

      Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять ее. Прежде всего, это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

    • государственные и муниципальные;
    • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
    • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.
    • Остальным предприятиям это делать не обязательно. Тем не менее, желательно. Она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании.

      Виды номенклатуры

      Она бывает трех видов:

    • типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
    • примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
    • индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую номенклатуры).
    • В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заво­димых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях составляется для каждого структурного подразделения своя, которые в дальнейшем объединяют­ся.

      Порядок формирования и утверждения

      Впервые ее нужно разработать в начале деятельности предприятия. В конце каждого года она пересматривается (при необходимости) и применяется в уточненном варианте с начала нового (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов).

      Разработку обычно поручают подразделению предприятия или кадровику. При необходимости, можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

      Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течении деятельности.

      Перечислим основные этапы ее утверждения:

    • разрабатывается подразделением организации;
    • подписывается начальником подразделения,
    • утверждается приказом руководителя предприятия.
    • Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

      Структура документа

      Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830).

      Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г., в номенклатуре следует указать:

      1. Индекс дела.
      2. Наименование дела – это название вносимого дела.
      3. Количество единиц хранения – измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
      4. Срок хранения и № статей по перечню – указание на то, сколько времени следует хранить дело, с ссылкой на нормативный акт, которым этот самый срок установлен.
      5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

      Определение сроков хранения

      Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

    • временному, до 10 лет;
    • временному, от 10 лет;
    • постоянному.
    • Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

    • основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558.
    • сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182.
    • В случае, если вы не нашли нужную информацию в представленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

      Где хранится

      Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров:

    • первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
    • второй – применяют в работе;
    • третий – является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
    • четвертый – после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
    • остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.
    • Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел — образец

      Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец этого документа иногда требуется при организации ведения делопроизводства. Законодатель к форме и содержанию такого приказа требований не предъявляет, его разработка ведется по инициативе работодателя. О том, как составить приказ о номенклатуре дел, расскажем в статье далее.

      Для чего необходим приказ, которым утверждается номенклатура дел?

      Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установил обязанность организаций, госорганов и ИП обеспечивать сохранность документов, в том числе тех, которые касаются личного состава, в пределах сроков, установленных соответствующим нормативным актом. Например, для акционерных обществ таким актом является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, которым утверждается Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Для того чтобы выполнить это требование законодателя, организации должны прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, назначить ответственных лиц, уточнить классификацию документов в соответствии со сроками их хранения и т. д.

      Начинать организацию системы номенклатуры дел лучше всего с издания приказа руководителя предприятия. Приказ, которому присваивается номер в соответствии с разработанной в организации системой нумерации приказов по общей деятельности, должен быть заверен подписью уполномоченного лица и гербовой печатью. Хранится документ, как правило, на предприятии.

      ДЛЯ СПРАВКИ: в соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура утверждается на календарный год. Это означает, что приказ, утверждающий ее, должен быть издан в конце года, предшествующего тому, на который она принимается.

      Составление приказа об утверждении номенклатуры дел

      Приказ, как правило, печатается на фирменном бланке организации, в котором указываются название предприятия, его ИНН, ОГРН, юридический и фактический адреса. Если бланка нет, вышеуказанную информацию размещают в середине верхней части листа.

      Далее посередине пишется слово «Приказ», под которым ставится его порядковый номер и дата принятия. Далее идет название документа — например, «Об утверждении номенклатуры дел на 2017 год».

      Следующий шаг — составление преамбулы приказа. Ее можно сформулировать по-разному, например:

    • «Во исполнение положений пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»…»;
    • «С целью оптимизации и обеспечения сохранности документов ООО «Весенний день»…»;
    • «Для обеспечения правильного формирования и учета дел…» и т. д.
    • Главное, отразить в преамбуле смысл издания приказа. Так как он утверждает номенклатуру дел на предприятии, текст преамбулы должен извещать именно об этом. Нами представлены примерные варианты, которые могут быть использованы при составлении приказа.

      Далее пишется слово «Приказываю» и идет основной текст приказа, который лучше начинать с пункта об утверждении номенклатуры дел. Как правило, это формулировка типа «утвердить номенклатуру дел ООО «Весенний день» на 2017 год и ввести ее в действие с 01.10.2016».

      Следующий пункт — вменение в обязанности начальникам структурных подразделений организации использовать в своей деятельности утвержденную номенклатуру.

      Последний пункт раздела — назначение лица, ответственного за исполнением приказа.

      ДЛЯ СПРАВКИ: если ранее действовал приказ об утверждении номенклатуры на предыдущий календарный год, его необходимо отменить новым приказом, добавив пункт вида «Признать утратившим силу приказ ООО «Весенний день» от 01.10.2015 № 186 «Об утверждении номенклатуры дел на 2016 год»».

      Завершает процесс издания приказа простановка подписи руководителя предприятия с подтверждением гербовой печатью организации. Образец приказа об утверждении номенклатуры дел вы можете найти на нашем сайте.

      Смотрите так же:

      • Наказание за одну сплошную 2014 Штраф за наезд на сплошную линию разметки Многие россияне намеренно, неумышленно или по причине отсутствия опыта в вождении допускают грубую ошибку – пересекают сплошную полосу. Независимо от того, разделена дорога одной или двумя сплошными полосами, пересекать их категорически запрещено. Но что будет, если человек, совершая крутой […]
      • Сварщик вредность пенсия Сколько должен составлять льготный стаж сварщика для выхода на пенсию раньше срока? Также будет рассказано как же получить пенсию, когда подошел срок выхода на законный отдых. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, […]
      • Нотариус можайское шоссе 33 Нотариусы района Можайский Ниже представлен список нотариусов в выбранной категории. Чтобы посмотреть подробную информацию по конкретному нотариусу, кликните по ФИО нотариуса. Нотариус Евстигнеев Евгений Александрович Телефон: +7(495)4401889 Адрес: 121471,Можайское шоссе, 25 Часы работы: Будни 10-18. Вых. - не работает оформить сделку […]
      • Стаж в здравоохранении Правом на получение досрочных пенсионных выплат обладают не только работники бюджетной сферы, но также сотрудники частных клиник и иных коммерческих здравоохранительных учреждений. Списки должностей и медучреждений разработаны Правительством и регулируются Постановлением № 781. Таким образом, досрочная пенсия может быть начислена только […]
      • Алименты на ребенка посчитать Расчет алиментов на ребенка в 2017 году на примерах Мало кто из супругов знает о том, какая методика расчета алиментов используется в том или ином случае, поэтому рассмотрим этот вопрос подробней. Это поможет избежать нелепых ситуаций в дальнейшем. Методики расчета алиментов Методы расчета алиментов четко прописаны в статье 113 […]
      • Новый закон за перегруз Какие штрафы за перегруз грузового автомобиля в 2018 году Грузовой автотранспорт, в отличие от легкового, эксплуатируется несколько иначе. В числе прочего важным аспектом остается необходимость не допускать перегруза машины. Тяжелое ТС в противном случае в значительно большей степени повреждает покрытие автодорог, хуже управляется и, […]