Образец журнала приказов по командировкам

Оглавление:

Командировочные и представительские расходы

2.3. Журналы учета приказов о командировании работников

Учет приказов о командировании работников в организации ведется с помощью специального журнала.

Далее мы рассмотрим порядок составления журнала учета приказа о командировании работников, разработанного непосредственно специалистами отдела кадров.

Организации могут использовать формы журналов как утвержденные Министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно своими специалистами-кадровиками.

В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приказов о командировании работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме.

Для оформления и учета направления одного или нескольких работников в командировку применяется Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а), утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1.

Как уже отмечалось выше, эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения является служебное задание (форма N Т-10а).

В приказе должны быть указаны:

— фамилия и инициалы командируемого работника;

— должность (специальность или профессия) командируемого лица;

— место, время командировки и ее цель.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приведем примерную форму журнала учета приказов о командировании работников.

Делопроизводство

Журнал учета выбывающих в командировки

С 2018 года упростились процедура ведения документации, связанной со служебными командировками.

Еще в прошлом году были отменены отдельные документы, оформляемые с учетом прибытия и выбытия работников по рабочим делам. Например, отменено командировочное удостоверение и командировочный журнал.

Что это за документ?

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки — это документ, который ведет работодатель или назначенный им сотрудник (по распоряжению руководителя) на предприятии для фиксирования информации о сотрудниках, отправляющихся в служебные командировки, а так же о командировочных удостоверениях, о времени прибытия и убытия.

В этом акте отражается следующая информация:

  • порядковое число;
  • ФИО командированного сотрудника;
  • дата выдачи и реквизиты удостоверения, выдаваемого командированным работника;
  • локализация командировки (место и пункт назначения);
  • дополнительная информация (должность командированного, дата выбытия и прибытия);
  • примечание.
  • С учетом ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», а также налогового законодательства данные документы не принимаются в качестве первичных учетных актов для осуществления бухгалтерского и налогового учета.

    Но при появлении разногласий в налоговых делах они применяются в роли подтверждающих материалов при принятии в налоговом учете контрагентами затрат по соглашению возмездного оказания услуг, выполнения работ и иным документам.

    Журналы также применяются для следующих целей:

  • подтверждение факта нахождения работника в командировке;
  • источник информации о месте действия служебных командировок, числе поездок и командированных сотрудниках, а также о продолжительности поездки;
  • получение сведений о количестве сторонних профессионалов, частоте деловых контактов.
  • Итак, ключевое значение журнала учета командировок – ведение на предприятии статистического, управленческого и кадрового учета.

    Нормативная база

    Порядок заполнения специальной формы журнала учета командировок был определён в Приказе Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

    С 2009 года работодатели при оформлении приказа о служебных командировках должны были осуществлять учет своих работников. Также они отмечали в данном документе тех, кто прибывал к ним по рабочим делам. Для осуществления учета у работодателя должны быть в наличии две книги – журнал выбытия и журнал прибытия.

    Такое положение действовало вплоть до 2018 года.

    В настоящее время на законном уровне упразднена обязанность вести журнал учета командировок.

    С 19 сентября 2018 года вступили в силу изменения, которые отменили действие Приказов, утвердивших формы соответствующих документов.

    Напоминаем, что работодатели были освобождены от обязанности осуществлять учет таким образом с 9 августа 2018 года.

    В настоящее время во многих организациях продолжают действовать данные журналы, они используются при направлении в командировки или принятии соответствующего работника.

    Однако за отсутствие такой книги работодатель не будет наказан.

    Как оплачивается время в пути в командировке? Ответ — тут.

    Журнал учета командированных работников ведет ответственное лицо, которое было назначено руководителем предприятия либо он сам лично выполняет данные функции.

    В период действия Приказов, утверждавших форму журнала учета, возникало противоречие между правилами действующего законодательства.

    Так, в соответствии с ТК РФ в качестве работодателей могут рассматриваться как физические лица – ИП, так и организации. И в том, и в другом случае работники могут быть направлены в командировки. Тем не менее, форма журналов подразумевает внесение сведений только по организациям- работодателям.

    Таким образом, действовало противоречие между положениями трудового законодательства и рассматриваемым нами Приказом Минздравсоцразвития РФ.

    Представители данной службы в ответ на вопрос о коллизии отметили, что действительно ИП могут не вести соответствующий журнал. Якобы в законе не было ошибки и это сделано намеренно.

    На самом же деле, с данной точкой зрения нельзя согласиться, так как она не согласуется с ТК РФ.

    Сроки хранения

    Законом была предусмотрена обязанность по хранению журнала командировок в течение 5 лет.

    Данная норм действовала в силу пунктов 5 и 6 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки, принятого приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

    Если речь идет о заграничных командировках, то данный период увеличивается вдвое и составляет 10 лет.

    Как ведется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки?

    Журнал учета командировок заполняется в соответствии с правилами, принятыми приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

    Требования к документу

    В журнал учета командировок вносятся сведения по командировкам длительностью более 1 дня в другие населенные пункты.

    Информация заносится в специальные документы. В организации должны быть заведены 2 журнала – выбытия и прибытия. Каких-либо специфических требований законодатель не предъявлял.

    Заполняет журнал руководитель или уполномоченное им лицо. Документ должен храниться не менее 5 лет.

    В продаже имеются готовые прошиты журналы. Также можно самостоятельно сделать его, если скачать и распечатать готовые формы.

    В целом, требования к заполнению такие же, как и других документов, например, он должен быть пронумерован, любые исправления должны быть заверены лицом, которое их допустило.

    Форма и графы

    Журнал выбытия состоит из следующих разделов:

  • дата и реквизиты командировочного удостоверения;
  • локализация командировки (населенный пункт и наименование организации).
  • Это основная информация. Она должна быть в обязательном порядке внесена в журнал.

    Кроме того, его можно дополнить следующими сведениями (по желанию работодателя):

  • должность сотрудника, направляемого в командировку;
  • номер и дата приказа о направлении в командировку;
  • дата выбытия и прибытия;
  • отметка о сдаче отчета о командировке.
  • Дополнительная информация позволяет получить вспомогательные сведения, которые могут понадобится в целях ведения учета на предприятии.

    Журнал прибытия в обязательном порядке содержит следующую информацию:

  • порядковое число записи;
  • ФИО командированного работника;
  • организация, которая направила сотрудника в командировку;
  • дата прибытия, выбытия.
  • Под заголовком журнала содержатся сведения о работодателе. Затем уже вносятся записи по командированным сотрудникам.

    Наглядно документ был представлен таким образом:

    Нюансы заполнения

    Итак, в настоящее время не действует законодательная норма, которая бы закрепляла порядок заполнения журнала. Если работодатель планирует в дальнейшем использовать журнал учета, то ему необходимо принять локальный акт.

    Именно в нем он определит образец заполнения и форму документа.

    Данные правила будут обязательными для исполнения в рамках конкретного предприятия.

    Что такое тарифная система оплаты труда? Узнайте тут.

    Как рассчитать среднюю зарплату за один день? Ответ — здесь.

    Ответственность работодателя за отсутствие документа

    За отсутствие журнала до 2018 года работодатель привлекался к ответственности. Нарушение данной нормы каралось в рамках КОАП РФ.

    Работодатель рисковал понести следующие наказания:

  • для должностных лиц и ИП – материальный штраф от 1000 до 5000 руб., для бизнесменов предусматривалось альтернативное наказание — административное приостановление работы на период до 90 суток;
  • для компаний – штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб. или административное приостановление работы на период, не превышающий 90 суток.
  • Если же нарушитель допускал вторичное несоблюдение норм права, то должностное лицо могло быть дисквалифицировано на срок до 3 лет.

    В настоящее время упразднена обязанность работодателей по ведению журнала учета работников, направленных в командировки. Они не будут привлечены к ответственности за его отсутствие.

    Сегодня наличие данного документа – это право, а не обязанность работодателя.

    Регистрация и срок хранения приказов на командировку

    Срок хранения приказов на командировку — это период, в течение которого указанный документ должен храниться на предприятии. О том, как он составляется и каков срок его хранения, расскажем в этой статье.

    Журнал регистрации приказов на командировку образец.doc

    Командировка: понятие

    Согласно ст. 166 ТК РФ командировкой принято считать служебную поездку на определенный срок для выполнения своих служебных обязанностей, но вне места постоянной работы. Однако если выполнение трудовых обязанностей осуществляется работником в пути либо работа имеет разъездной характер, такие поездки нельзя признать командировками.

    Помимо указанной статьи ТК, порядок направления сотрудника в служебную поездку регулируется постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 74.

    До 08.01.2015 действовали правила направления работников в командировки, согласно которым требовалось составлять следующие документы:

  • Служебное задание.
  • Командировочное удостоверение.
  • Несмотря на то что оформление поездки было значительно упрощено, некоторые работодатели до сих пор считают необходимым оформление указанных документов. Применение этого способа направления в поездки допустимо при условии закрепления указанных норм в локальных нормативно-правовых актах компании, таких, например, как положение о командировках и пр.

    Составляем приказ на командировку. Нумерация в журнале

    Основным документом, служащим основанием для направления в служебную поездку, является распоряжение — приказ руководителя.

    Обычно на предприятиях используются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

    • форма Т-9 — при направлении в поездку одного сотрудника;
    • форма Т-9а — при направлении с командировку нескольких работников, целой группы.
    • Действующее законодательство не содержит никаких норм, обязывающих вести журналы учета приказов о направлении в служебные поездки.

      Предприятия вправе самостоятельно установить, будет ли вестись единая книга учета для всех видов распоряжений руководства либо это будет несколько книг в зависимости от вида приказов.

      Подробнее о том, как производится нумерация приказов, вы узнаете из статьи Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.

      Образец журнала регистрации командировок

      Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 было отменено обязательное требование об оформлении журнала учета регистрации командировок.

      Однако некоторые работодатели продолжают вести этот документ. Это удобно, поскольку помогает:

    • Подтверждать командировочные расходы для налогообложения.
    • Проводить расчеты с сотрудниками, а также филиалов с головными офисами по поводу обоснованности понесенных затрат.
    • Проверять причины отсутствия сотрудника на рабочем месте.
    • Перечисленная информация содержится и в иных документах, например, таких как билет, чек из гостиницы и пр., однако ведение журнала позволяет объединить все необходимые сведения.

      Унифицированной формы журнала регистрации нет, поэтому допускается его оформление в свободной форме, а также в виде электронного документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009.

      Журнал регистрации может включать следующую информацию:

      1. Порядковый номер.
      2. Персональные данные лица, а именно Ф. И. О.
      3. Занимаемую должность.
      4. Место, куда направляется сотрудник.
      5. Реквизиты командировочного удостоверения.
      6. Данные лица, оформляющего поездку.
      7. Даты отъезда и приезда работника.
      8. Подпись лица, на которого оформляется поездка.
      9. Иные сведения.
      10. Пломбируем документы

        Поскольку действующее законодательство не содержит норм, обязывающих к ведению журнала учета приказов о командировках, нет и никаких норм, регламентирующих его оформление и хранение.

        Однако указанные требования могут быть закреплены во внутренних документах работодателя по аналогии, установленной для оформления типичных документов.

        Так, закон требует обязательного скрепления книги учета и движения трудовых книжек пломбой или сургучной печатью (п. 41 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

        При этом пломбы, подлежащие установке, должны обязательно соответствовать ГОСТ 31282-2004.

        Соответственно, работодатель на свое усмотрение может установить обязательное требование о скреплении журнала учета о командировках пломбой, поскольку он, так же как и книга учета движения трудовых книжек, относится к кадровым документам.

        Сколько хранить приказ о командировке

        На основании приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 можно установить следующие сроки хранения:

      11. Для командировочных бумаг (п. 669) — 5 лет. При этом для долгосрочных зарубежных поездок установлен срок хранения документации 10 лет.
      12. Командировочных удостоверений (п. 668) — 5 лет со дня возвращения из поездки. При этом срок хранения указанных документов, касающихся работников, направленных для работы в районы Крайнего Севера или приравненные к ним местности, установлен в 75 лет.
      13. Исходя из указанного, следует вывод, что однозначного указания на то, сколько должен храниться в компании приказ о направлении в служебную поездку, нет. Но если отнести его к командировочным бумагам, то хранить его следует 5 лет.

        При организации хранения документации компания должна придерживаться ГОСТ Р 7.0.8-2013.

        Приказ о направлении в командировку является основным документом, в соответствии с которым происходит направление сотрудника в служебную поездку. В действующем законодательстве не закреплена обязанность по ведению журнала учета указанных бумаг, однако работодатель вправе использовать его для собственного удобства. Срок хранения приказа при этом составляет 5 лет.

        Журнал учета командировок

        Статьи по теме

        Оформление каждой командировки предполагает выпуск приказа и начисление командировочных. В то же время, в организациях ведут и общий документ по всем рабочим поездкам — журнал их учета. Журнал учета командировок в 2017 году должен содержать информацию как о поездках собственных работников фирмы, так и о визитах в компанию чужих сотрудников, приехавших в командировку.

        Давайте рассмотрим подробнее:

      14. обязательно ли ведение журнала учета командировок;
      15. внесение информации в журнал учета командировок;
      16. образцы журналов учета командировок.
      17. Обязательно ли ведение журнала учета командировок

        Сами командировки регламентируются приказами руководителя. Поэтому логичным будет вопрос, обязательно ли ведение журнала учета командировок? Нужно ли дублировать информацию из приказов в общем журнале? С недавнего времени вести журнал учета командировок необязательно. Требование к наличию такого журнала было отменено Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 года.

        Однако, многие компании сохранили такие журналы добровольно. Такое право по-прежнему есть у всех работодателей, и в некоторых случаях учет командировок может помочь. Для чего может пригодиться журнал учета рабочих поездок? Он может служить косвенным доказательством в разрешении спорных вопросов:

      18. В налоговой сфере, если нужно подтвердить расходы на командировки сотрудников
      19. При расчетах с сотрудниками, а также между филиалами и главным подразделением компании, если нужно проверить обоснованность затрат
      20. В работе с фирмами-партнерами, заказчиками и подрядчиками: для подтверждения затрат на выполнение той или иной работы, проверки присутствия сотрудника в месте, куда он был командирован
      21. Вся эта информация содержится и в других документах. Сроки и место командировок указываются в приказах, подтвердить их могут проездные документы и чеки из гостиниц. Но журнал учета командировок позволяет обобщить эти данные. При необходимости можно будет быстро сделать выборку данных по конкретным сотрудникам, выбранному периоду или по компании-партнеру.

        Подробнее о журнале учёта командировок читайте здесь:

        Внесение информации в журнал учета командировок

        Форма журнала по учету рабочих поездок была установлена приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11.09.2009. Тогда он предусматривался как обязательный. Сейчас нет необходимости иметь журнал установленного образца. Если предприятие хочет обобщить данные по поездкам, внесение информации в журнал учета командировок можно организовать в свободном порядке. Но, чтобы журнал мог использоваться как документ в спорных случаях, лучше вести его по ранее установленному образцу. Что нужно отмечать в журнале:

      22. Фамилию, имя и отчество сотрудника
      23. Номер и дату выдачи командировочного удостоверения
      24. Место командировки (название организации и населенный пункт, где она находится)
      25. Подразделение и должность сотрудника, направленного в командировку
      26. Номер и дату приказа о командировке
      27. Даты отъезда и возвращения
      28. Дату подачи отчета о командировке
      29. Дополнительную информацию в графе «Примечание»
      30. Нужно помнить, что сейчас отменены и некоторые документы, данные которых раньше нужно было указывать в журнале учета. Это командировочное удостоверение и отчет о командировке. Если организация отказалась от их оформления, то в соответствующих графах журнала можно ставить прочерки. Так специалисты по кадрам поступали с января по август 2015 года, когда командировочные удостоверения, служебные задания, отчеты уже были отменены, а журналы учета командировок все еще были обязательными.

        Напомним, такие журналы можно вести как для учета командировок своих сотрудников, так и для учета прибывших командированных из других организаций.

        Образцы журналов учета командировок

        В форме журнала, установленной в Постановлением № 739н, было предусмотрено 11 столбцов для внесения различных данных. Далее представлены образцы журналов учета командировок.

        Фамилия, имя и отчество командированного работника

        Дата и номер командировочного удостоверения

        Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

        Журнал учета работников выбывающих в служебные командировки

        В кадровом отделе любого предпринимательского учреждения состоит штатная единица, отвечающая за формальный учет командировочных работников. Ведение соответствующего учета проводится в специально предназначенной для этого книге/журнале, куда и записываются все требуемые сведения. Порядок в котором должен вестись данный учет на предприятии ежегодно определяется ведомственным приказом Минздравсоцразвития и он является обязательным на всей территории Российской Федерации. Далее будет описана инструкция по ведению указанного журнала, а также о форме в которой должна фиксироваться информация.

        Что из себя представляет журнал учета работников выбывающих в служебные командировки?

        По приложению к приказу Минздравсоцразвития 129-ФЗ 2017 года, журнал представляет собой книгу учета по формату А7, страницы которой имеют все необходимые столбцы и графы для отражения обязательной информации.

        На каждой странице фиксируются следующие данные:

      31. фамилия командировочного;
      32. порядковый номер формального трудового договора;
      33. документы, предусматривающие легитимность отправления в командировку (локальный приказ руководителя);
      34. должный срок служебной командировки;
      35. а также место отправления.
      36. Журнал учета заполняется ответственным служащим отдела кадров посредством постановки работника в реестр командировочных сотрудников, с последующей выдачей талона. Обязательным сведением так же является и дата, в течение какой он будет пребывать в служебной оформленной командировке. Без этих данных командировать работника нельзя, поэтому удостоверение таких обстоятельств является обязательным. Конечным действием уполномоченного лица является выдача талона.

        Кто ведет журнал учета работников выбывающих в служебные командировки?

        Ведением описываемого журнала занимается уполномоченная штатная единица из отдела кадров. Назначается такой сотрудник не формальным работодателем, а руководителем кадрового подразделения. Руководство организации в этом случае только подписывает локальный приказ о прямом назначении. Такой работник, как правило, занимается только ведением учета, и на побочные обязанности отвлекается только при необходимости.

        Работники, которые собираются в служебные командировки, должны информировать о предстоящем отбытии именно ведущего учет инспектора.

        В его обязанности помимо самого ведения журнала входят также:

        • регистрация всех обязательных данных по конкретной командировке (с датами, сроками, местом пребывания, наименованием работ к проведению в процессе);
        • выдача талонов;
        • принятие заявлений о расчете формальных компенсаций и передача этой информации в имеющийся отдел бухгалтерии.
        • Срок хранения журнала учета работников выбывающих в служебные командировки

          Сам журнал на практике рассчитывается к использованию на один налоговый период. Таким периодом фактически признается один календарный год. Это удобно для самого учреждения и для исполнительного работника, потому что прошлогодние командировки не имеют практически никакой информационной ценности, если они уже были проведены и оплачены. Соответственно наиболее актуальным сроком ведения является один год, а хранить книгу учета можно столько времени, сколько необходимо формальной организации, но не менее 5-ти лет.

          При каждом отделе кадров имеется функционирующий архив, где хранятся подобные информационные данные. Каких-либо предельных ограничений в процессе хранения законодательными приказами не установлено.

          Журнал учета приказов о командировании работников — бланк

          Для того чтобы понять как примерно выглядит подобная книга, рекомендуется ознакомиться с примерным образцом или бланком такого документа. Как уже было сказано, форма является типовой для всех случаев, независимо от наименования и направления учреждения. Утверждается она ежегодно профильным приказом Минздравсоцразвития, поэтому оно является обязательной для обеспечения по всей территории РФ.

          Особенности ведения журнала учета личных дел работников

          В первую очередь следует указать, что ежегодно необходимо следить за форматом книги, потому что он меняется в зависимости от разработки новых законодательных норм для кадрового сегмента. Помимо этого в самой книге допускаются исправления в форме перечеркивания и добавления новых данных, потому что сама командировка может быть отменена, а в служебный отъезд может быть направлен совершенно другой работник.

          Напомним, что ранее (до 2014 года) подобные исправления не допускались, что вызывало у кадрового отдела большие трудности. Если под каждой записью не будет стоять соответствующая подпись уполномоченного субъекта, то подобная формальная запись будет читаться не легитимной, поэтому за этим необходимо наблюдать более внимательно.

          Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

          Журнал регистрации приказов по личному составу — образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

          Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

          Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

          Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

        • регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
        • приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

        У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

        Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

        О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

        Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

        Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

        Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

        К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

      37. о приеме сотрудника на работу;
      38. увольнении сотрудника;
      39. переводе сотрудника на другую должность;
      40. совмещении сотрудника;
      41. совместительстве сотрудника;
      42. заработной плате;
      43. командировке;
      44. отпуске, декрете;
      45. награждении;
      46. изменении Ф. И. О. работника.
      47. Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

      48. Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
      49. Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
      50. Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).
      51. Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

        Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

      52. наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
      53. наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
      54. наличие заголовка документа;
      55. наличие текста приказа;
      56. наличие подписи руководителя работодателя;
      57. наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.
      58. О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

        Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

        Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

      59. титульным листом;
      60. разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
      61. основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.
      62. На титульном листе документа указываются:

      63. наименование работодателя;
      64. название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
      65. дата начала заполнения;
      66. дата окончания заполнения.
      67. Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

      68. Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
      69. сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
      70. подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
      71. сведений о соответствующих периодах.
      72. В основном разделе журнала предполагается указание:

      73. перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
      74. дат, номеров утверждения приказов;
      75. конкретных разновидностей приказов;
      76. Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
      77. документов, на основании которых издаются приказы.
      78. Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

        Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

        Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.

        О том, как ведется учет инструкций по охране труда, читайте в статье «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец».

        Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

        Журнал регистрации приказов по личному составу

        Регистрация документов одно из важных направлений делопроизводства.

        Приказы, оформляемые на предприятии, не являются исключением.

        Для их регистрации ведутся отдельные журналы.

        Виды приказов по личному составу и для чего они нужны

        В первую очередь это приказы, относящиеся к трудовому стажу:

      79. Приказ о приеме (унифицированная форма Т-1), составляется на основании трудового договора с работником, в него переносятся основные сведения о работе, такие как должность, структурное подразделение, оплата труда, вид работы (основная, совместительство). Приказы о внутреннем совместительстве относятся сюда же;
      80. Приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), составляется на основании дополнительного соглашения к трудовому договору. В этом приказе указывается предыдущая должность, новая должность, дата и причина перевода;
      81. Приказ об увольнении (расторжении трудового договора) (унифицированная форма Т-8). Заполняется на основании заявления об увольнении, либо других документов (приказ о сокращении штатной численности, свидетельство о смерти, срочный трудовой договор и т.д.). В этом приказе указывается данные о работнике и его должности, дата и причина расторжения трудового договора. Кстати, при увольнении не всегда используется унифицированная форма Т-8, в отдельных случаях разрешается составлять его в свободной форме. К такому случаю относится увольнение по «отрицательным» мотивам: прогул, пьянство, совершение хищения. Это делается для того, что бы в приказе можно было полностью изложить обстоятельства произошедшего и указать, что увольнение применяется в качестве меры дисциплинарного воздействия, а также указать статью Трудового Кодекса, давшую основания к применению данных мер.
      82. Эти три вида приказов рекомендуется вести в отдельном деле, поскольку они подлежат хранению 75 лет, в отличие от остальных, срок хранения которых колеблется от 3 до 5 лет.

        К остальным приказам относятся прочие распоряжение, касающиеся непосредственно трудовой деятельности работника:

      83. приказы по отпускам (унифицированная форма Т-6 и Т-6а), составляются на основании графика отпусков или заявления работника. Отличаются формы только количеством вносимых людей. Первая форма составляется на одного работника, форма с литерой «а» предусмотрена для двух и более работников. Дата отпуска и период, за который он предоставляется, указанные в приказе на отпуск затем дублируются в соответствующую графу личной карточки Т-2.
      84. приказы на командировку (унифицированная форма Т-9 и Т-9а), как и в предыдущем случае, разница, только в количестве человек, на которых оформляется приказ. Составляется на основании служебной записки или устного распоряжения руководителя. Дополнительно с этим приказом составляются формы Т-10 и Т-10а. Т-10 это командировочное удостоверение, которое было отменено в начале 2015 года, но многие организации продолжают его выдавать работникам, направляющимся в командировки. Форма Т-10а это служебное задание, в котором указывается цель, с которой работник едет в командировку.
      85. приказ о поощрении (унифицированные формы Т-11 и Т -11а), составляются на основании распоряжения или служебной записки. Первая форма предусмотрена для премирования одного работника, вторая для перечисления списком. Используется она не всегда, иногда данный вид приказа составляется в свободной форме.
      86. приказ о наложении дисциплинарного взыскания, унифицированной формы не имеет. Составляется по результатам служебного расследования в свободной форме, с указанием всех обстоятельств и их последствий для работника.
      87. приказ о временном возложении обязанностей, переводе, совмещении должностей. Составляется в свободной форме, с указанием порученной работы, сроков ее исполнения и оплаты. Обратите внимание, если работа поручается работнику в порядке перевода или внутреннего совместительства, то тогда используются унифицированные формы Т-1 и Т-5 и эти приказы следует хранить вместе с первой группой, то есть 75 лет.
      88. Это перечень основных приказов по личному составу, но он не является исчерпывающим.

        При составлении любых видов приказов не обязательно использовать унифицированные формы, они носят лишь рекомендательный характер.

        Для чего применяется данный журнал

        Все подписанные и утвержденные приказы подлежат регистрации в отдельном журнале. Если в организации ведется несколько дел с приказами, то и журналов тоже должно быть несколько, для каждой папки отдельный.

        Регистрации приказов является обязательной, поскольку именно эта процедура гарантирует отсутствие в деле приказов оформленных гораздо позже положенного срока, а также не позволяет изымать приказы из дела.

        Обязательными реквизитами любого приказа является дата составления и номер. Дата ставится фактическая, то есть день составления. Нумерация идет последовательно, если в компании несколько папок с приказами, то есть смысл, каждой присвоить дополнительную буквенную литеру.

        Например, для приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет, можно добавлять букву «Л», для остальных кадровых приказов – букву «К».

        В журнал приказы вносятся в хронологическом порядке с соблюдением последовательности номеров.

        Инструкции по делопроизводству предписывают регистрировать приказ сразу после его подписания, но на практике часто возникают ситуации, когда в приказе нужно проставить прошедшее число, в этом случае к основному номеру добавляется маленькая литера «а» или цифра. Выглядит это так: № 28а или № 28.1.

        Естественно, что и эти приказы должны быть внесены в журнал регистрации. Но если заполнять журнал день в день, то это становится невозможным. Поэтому на практике кадровики заполняют журнал с «опозданием» на какой-то промежуток времени или ведут записи карандашом, периодически их переписывая. Хотя это и не соответствует правилам ведения журнала, но грубой ошибкой являться не будет. Проверке этот журнал подвергается, как правило, в спорных случаях.

        Форма и правила оформления

        Но к настоящему времени уже сложилась определенная форма, которой все предпочитают пользоваться, поскольку она содержит все необходимые колонки и в тоже время ничего лишнего.

        Журнал определенной формы можно приобрести в топографии, можно создать табличный документ на компьютере и распечатать нужное количество листов, а можно просто завести тетрадь и разлиновать ее вручную. При правильном оформлении любая форма из выше перечисленных, будет действительной.

        Правила оформления такого журнала аналогичны для всех регистрационных журналов.

        Порядок оформления:

      89. пронумеровать листы или страницы сплошной нумерацией, начиная с первого листа;
      90. прошить журнал. Прошиваются все листы, включая обложку, хвостики ниток выводятся на последний форзац и там завязываются;
      91. затем накладывается пломба в виде прямоугольника бумаги, на которой указано «прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью такое-то число страниц/листов», тут же ставится подпись либо руководителя организации, либо ответственного лица. Эта пломба наклеивается таким образом, чтобы концы ниток были видны с наружной стороны;
      92. на наклеенную пломбу ставится печать, она должна захватывать также часть форзаца журнала.
      93. На титульном листе журнала проставляется полное название организации и дата начала ведения, на последнем листе указывается ответственный за ведение.

        Ведение журнала регистрации приказов поручается либо секретарю, либо кадровику, как правило, это то должностное лицо, которое оформляет сами приказы.

        Структура и содержание

        Наиболее часто используемая форма журнала включает в себя следующие графы:

        • номер по порядку;
        • дата приказа, указывается дата, проставленная на приказе;
        • номер приказа;
        • вид приказа, здесь указывается, о чем приказ, например, прием, увольнение, отпуск и т.д.
        • ФИО работника, указывается фамилия или фамилии работников, которых касается данный приказ;
        • основание для составления приказа, вносится документ послуживший основанием для оформления данного приказа.
        • Это основные столбцы журнала, работодатель по своему усмотрению может вносить дополнительные графы. Например, часто добавляются столбцы «отметка о выполнении» и «ответственное лицо».

          Правила ведения, учета и хранения

          Журнал регистрации приказов необязательно оформлять каждый год, его можно вести до последнего листа. Затем на титульном листе указывается дата окончания журнала и срок хранения, который отсчитывается от последней записи в журнале.

          Хранится оконченный журнал в архиве вместе с приказами.

          Электронная форма

          Допускается также ведение журнала регистрации приказов в электронной форме. В этом случае его оформляют после того как он распечатан. Электронные журналы рекомендуется распечатывать и оформлять каждый год.

          Обратите внимание! При возникновении спорных ситуаций журнал должен быть на бумажном носителе и соответственно оформлен.

          Основные ошибки кадрового делопроизводства рассмотрены в следующей видео лекции:

          Смотрите так же:

          • Наказание за преступление 14 лет За какие преступления предусмотрена уголовная ответственность с 14 лет? По мере взросления у человека прибавляется не только прав и обязанностей, но и ответственности, в том числе и перед законом. Об этом нередко забывают молодые россияне, совершая дерзкие и жестокие преступления и записывая их на видео, чтобы потом похвалиться в […]
          • Новые налоги для москвы Столичный бизнес освободили от налогов на движимое имущество 28 февраля, 16:49 Поделиться в социальных сетях: Фото: ТАСС/Сергей Фадеичев Московский бизнес освободили от уплаты налога на движимое имущество на 2018 год. Соответствующий документ подписал Сергей Собянин. Согласно документу, льгота устанавливается для движимого имущества, […]
          • Повысят ли пенсии в апреле крымский новостной портал В течение 2018 года пенсию будут повышать трижды, но каждый раз это затронет разные группы пенсионеров. Ключевые месяцы: январь, апрель и август. Индексацию пенсий по государственному пенсионному обеспечению проведут с учетом индекса роста прожиточного минимума пенсионера за 2017 года. Деньги на индексацию уже […]
          • Образцы расписок на съем жилья Расписка за аренду квартиры Зачем и кому нужны расписки? Прежде всего, расписки необходимы как доказательство того, что состоялась передача некой суммы денег от одного физического лица другому. Таким образом, если говорить о рынке аренды квартир, то расписки прежде всего нужны арендатору. Именно они, а не только и не столько договор […]
          • С 1 января трудовой стаж Гражданам, прибывшим из государств - участников Соглашения от 13 марта 1992 года учитывается трудовой стаж, приобретенный на территории любого из этих государств, а также на территории бывшего СССР. При этом стаж работы после 01.01.2002 года может быть включен в подсчет страхового стажа при условии уплаты страховых взносов на […]
          • Реестр ярмарки Потребительский рынок 08.08.2018 Информация для заинтересованных хозяйствующих субъектов, в том числе торговых организаций Министерство потребительского рынка и услуг Московской области в рамках взаимодействия с Управлением Роспотребнадзора по Московской области доводит до Вашего сведения данные о фактах производства […]